IMES je podnikový informační ERP systém. Je plně integrován do prostředí operačního systému Windows a pracuje na platformě MS SQL. Dokáže plně uspokojit nejen menší a střední firmy, ale díky svému důkladnému analytickému základu a rozsáhlým možnostem nastavení též potřeby firem velkých. IMES je modulární systém složený z několika desítek modulů, takže konkrétní implementace u cílového zákazníka umožňuje využití pouze těch modulů, které pokryjí aktuální zákazníkovy požadavky s možností postupného rozšířeného využíván. Přestože se skládá z relativně mnoha modulů, byl při vývoji kladen velký důraz na jednotné ovládání, jednotný vzhled a jednotný způsob práce. Základní informace:

 Parametry zpracování

•     rozsáhlé možnosti nastavení umožňují splnění různorodých požadavků na úrovni legislativy, podniku  i obsluhy 

•     důsledně je odděleno nastavení legislativní (nastavuje autor systémovými parametry bez možnosti změny uživatelem), podnikové (kopíruje podniková pravidla, nelze změnit obsluhou) a uživatelské (nastavuje obsluha  - zpravidla jen v šablonách)

 Spouštění

•     celý systém se spouští centrálně a jako výchozí se zobrazuje seznam oblíbených modulů konkrétního uživatele

•     při spouštění systém kontroluje aktuálnost použitých modulů a v případě potřeby provádí jejich automatickou aktualizaci

 Uživatelé

•    přístupy k datům (prohlížení, editace, účtování .. ) jsou řízeny přístupovými právy podle řad

•      nastavovat pouze správce systému, efektivní právo je dáno nastavením aplikačních práv IMESu a systémových práv SQL serveru. Při aktualizaci uživatelů probíhá automatická synchronizace s jejich systémovými protějšky

 Importy a exporty dat

•     v rámci IMES (základní a detašované pracoviště) 

•     jednorázové exporty z ProfES a importy do IMES v průběhu aplikace IS IMES

•     průběžné importy do účetnictví IMES z důvodu postupné aplikace agend (např. vyúčtování mezd a majetku z ASŘ nebo ProfES)

•     průběžné importy běžných účetních dat, DPH, příp. knih z IMEs  do účetnictví ProfES z důvodu postupné aplikace účetnictví IMES – zpracování v IMES je možné zahajovat postupně od pokladny, došlých faktur, převodních příkazů, bankovních výpisů, obecného účtování až po kompletní zpracování celé agendy účetnictví, modulu sklady a fakturace v IMES 

Období systému, agendy, modulů a řad, souběh měsíců a roků, přechod na nové období   (uzávěrka)

•       volitelné sestavování modulů do agend, agendou může být i jeden modul     

•        do formulářů se období přednostně nabízí od řady, pořízení dat (vč. jejich opravy) je důsledně kontrolováno na použití otevřených období agendy 

•        aktuální a otevřená období se nastavují pro agendu, agenda se sestavuje z libovolných modulů (může se sestávat i z jednoho modulu)

•        přechod na nové období agendy nelze provést pokud dané období není otevřené pro celý systém

•        období systému otevírá hlavní modul systému (vzorově hlavní kniha, pro konkrétní zpracování není podmínkou)

•        oprávněná osoba může otevřít období již jednou uzavřené

•        základním prvkem každého modulu je kniha prvotních dokladů (kniha převodních příkazů, bankovních výpisů, pokladny, faktur, objednávek, obecných účetních dokladů, vnitrofaktur, dokladů nedokončené výroby atd.) 

•        existence knih sjednocuje způsoby pořízení, účtování, oprav pro celou skupinu modulů s podobnými pravidly (pokladna a bankovní výpisy v úhradách, faktury v knize faktur a paragony v pokladně atd.)  

•        kniha prvotních dokladů modulu obecného účtování může u účetních firem volitelně nahradit knihu faktur, pokladní knihu i knihu bankovních výpisů

 Pořízení dat podle šablon

•        veškeré  pořízení v IS IMES se řídí (v rámci legislativních a podnikových parametrů)  nastavením šablon

•        šablona obsahuje soubor parametrů, který určuje: duplikaci hodnot z předchozího řádku, zastavování kurzoru, zakrývání nepovinných sloupců, způsob nabízení hodnot pro konkrétní údaje (např. číselných řad a dalších se opakujících hodnot),  podle nastavení na úrovni podnikových parametrů i způsoby následného zpracování prvotního dokladu např. přiřazení předkontace, metodu účtování – ihned při zápisu dokladu nebo následně atd. 

•        z výše uvedeného vyplývá přímá vazba racionálního pořízení podnikových dat a správného nastavení šablon  

 Evidence záloh, vystavení zálohových a proforma faktur

•        základem evidence záloh je důsledná identifikace jednotlivých druhů zápisů v saldokontě (očekávaná úhrada zálohy, úhrada zálohy – účetní i neúčetní, odečet záloh – účetní i neúčetní, vyúčtování zálohy – účetní i neúčetní)

•         zápis očekávané úhrady se provede – vystavením nebo zápisem zálohové faktury do KF

•         zápis úhrady zálohy se provede v PO, BV, kompenzací nebo v OU úhradou fa

•         zápis odečtu a vyúčtování zálohy se provede při odečtu zálohy ve vyúčtovacím dokladu

•        evidence záloh je jednotná ve všech modulech (pokladna, banka, faktury, obecné účtování..)  

•        zapsaná zálohová faktura se do saldokonta zapisuje formou neúčetního zápisu (očekávaná úhrada za účelem nabízení neuhrazených částek do převodních příkazů, pokladny, bankovních výpisů, popřípadě obecných účetních dokladů)

•        podle nastavení šablony se uhrazené zálohy nabízejí k odečtu automaticky nebo vstupem do záložky Zálohy. Automaticky lze odečíst i zálohu neuhrazenou, je možné využít i ruční zápis odečtu zálohy v řádku – je rovnocenný odečtu z nabídnutých úhrad záloh. Je možné odečítat i více záloh u jednoho vyúčtovacího dokladu a navíc i postupně.

•        zápisy úhrad nových záloh (z pokladny, banky a OU) do saldokonta za účelem nabízení k následnému odečtu

 Odložené platby, jejich likvidace

•        úhrady fa (v pokladně, bance a OU) bez jejich zápisu v evidenci se zapisují formou odložených plateb, součástí modulu je i úloha pro likvidaci odložených plateb (neúčetních i účetních )

 Využití saldokonta jako zdroj dat při zpracování jiných modulů   

•        saldokonto slouží jako zdroj dat pro celou řadu modulů

•        pokladna, banka, převodní příkazy a obecné učtování čerpá data neuhrazených faktur a stálých plateb pro úhrady (využívají se účetní i neúčetní data)

•        obecné účtování využívá data pro zúčtování haléřových rozdílů, kompenzace k návrhu a zúčtování kompenzací  pohledávek a závazků

 Předkontace a účtování prvotních dokladů 

•        účetní předpisy lze doplňovat volitelně dle nastavení různými způsoby

•         přímou editací účtů

•         doplněním jednoho nebo obou účtů od pořízeného nebo doplněného kódu předkontace ze šablony

•         automatickým doplněním předkontace programem odvozením od účetních skupiny (US) zadaných hodnot vybraných údajů (např. u zásob odvozením od US druhu změny,  US položky, případně dalších US,  u mezd odvozením od US druhu mzdy a US osoby atd. )

•        účtování i opravy účtování se u všech prvotních i interních dokladů řídí stejnými principy a mají stejné možnosti nastavení 

•        lze volit účtování ihned nebo následně (nastavením na podnikové nebo uživatelské úrovni s možností změny přímo při pořízení )

•        následné účtování má 2 formy (jednotlivě nebo hromadně)

•        prvotní doklad se automaticky zapíše do účetního deníku ihned při pořízení i pokud je nezaúčtovaný (formou předkontace i částečné). Z nezaúčtovaných dokladů lze vytisknout Účetní předkontaci, ze zaúčtovaných Účetní doklad. Nezaúčtované zápisy se nepřebírají do účetních sestav (jen do sestav vč. neúčetních dat, využívá se především pro saldokonto)  

•        uložení rozpisu prvotního dokladu podle účtů a třídících hledisek již při jeho zápisu podstatně urychlí samotné účtování  

 Opravy prvotních dokladů, uzavřené a neuzavřené doklady

•        opravy v průběhu pořízení dokladu i těsně před jeho uložením (následně po tisku prvotního dokladu) jsou zcela neomezené 

•        následné opravy po uložení prvotních dokladů jsou uživatelsky velice jednoduché. Jedná se o opravy formou editace (hlavička, řádek, nový řádek, výmaz řádku ….), výmazu dokladu, dobropisu a storna. Možnosti využití jednotlivých způsobů oprav se řídí přístupovými právy a stavem dokladu. V uzavřeném dokladu lze editovat jen vybrané texty.  

•        Lze opravovat i zaúčtované doklady, oprava se automaticky promítá i do účtování a do odvozeného dokladu (z faktury do skladového dokladu). 

 Tiskové sestavy

•        sestavy jsou v systému uloženy centrálně, systémovými číselníky autoři nastavují zobrazení v jednotlivých modulech (např. účetní doklady v hlavní knize i v jednotlivých účetních modulech)

•        vlastní uživatelské sestavy (zkopírováním systémové a její úpravou) 

•        v systému existují tyto druhy sestav (oboje vzorové a vlastní uživatelské):

•        základní operativní přehledy

•        prvotní doklady (faktury, objednávky, pokladní doklady, převodní příkazy apod.)

•        účetní předkontace a účetní doklady

•        přehledy dat v různém třídění a zobrazení

•        rozborové sestavy (vzorové i definované uživatelem)

•        výkazy

 Doklady

•        automatické číslování v rámci zvolené řady

•        aktuální číslo se přiděluje od řady a účetního roku (důležité pro souběh starého a nového účetního roku)

•        faktury, objednávky, příjemky, výdejky, převodky, doklad o zařazení majetku, převodní příkazy, účetní doklady a účetní předkontace lze tisknout v průběhu pořízení nebo následně po pořízení a to i přes kontextové menu 

• Ø       u všech výše uvedených dokladů lze vybrat z celé řady modifikací

• Ø       lze definovat vlastní uživatelské tisky (stejně jako u sestav)

 Přehledy

•        přístup k datům jednotlivých knih (prohlížení, opravy apod.) je řešen v každém modulu jednotně přes formuláře přehledů

•        zobrazované přehledy jsou plně uživatelsky nastavitelné – viditelné úrovně, zobrazené údaje, filtrování atd.

•        formulář přehledu přímo poskytuje podporu pro rychlé vyhledávání dat, základní analýzy či pro exporty dat do sestav a dalších externích formátů

 Cizí jazyk

•        Lokalizace systému je řešena jak na úrovni klientského rozhraní (způsob komunikace s uživatelem) tak na databázové úrovni (způsob a formát ukládání dat)

•        Výstupy ze systému (sestavy a výkazy) jsou definovány individuálně pro každý jazyk

•        Výstup a formát rozborů lze interaktivně volit pro různé jazyky

•        Každý uživatel standardně používá svůj výchozí jazyk, ten však lze během práce měnit

 Cizí měna

•        valutová pokladna

•        přijaté a vystavené faktury v cizích měnách

•         v částce k úhradě lze jiná cizí měna (např. USD) než je ceníková cena (např. EUR)

•         s přepočtem do (částce k úhradě může být v jiných měnách ,  

•        saldokonto v cizí měně

•        zápis a vystavení JCD (daňový doklad) s přiřazením k fakturám

 Vazby

•        ke každému modulu je přiřazen seznam vazeb do dalších modulů, tzn. např. ze skladového dokladu je možné zobrazovat detail partnera, fakturu, objednávku, z hlavní knihy pokladní doklad, detail partnera, fakturu atd.

•        seznam vazeb je vždy zpřístupněn z prohlížeče a platí pro aktuální doklad